本文作者:Caloua Lowe.和艾琳西蒙斯
你想策划一场虚拟活动?
我们相信你已经做了你的研究-挑选了一些朋友的大脑，他们也把他们今年的会议集中在网上，也许你甚至读了我们的博客帖子作为参考。
但我们想给你所有真正的“你需要知道的东西” - 或oreso，什么我们学习托管我们的第三届年度数字营销会议（今年第一次过了虚拟！）
这篇博文旨在分享我们基于我们的Seerfest 2020年全球经验，这是考虑到我们给自己的反馈和从与会者那里得到的反馈。
只是想要虚拟会议规划模板?在下面制作副本：
完成你的舵手屋里的东西
一旦你决定了科技，演讲者，是时候计划议程了。
您可能想要尝试您的视频会议平台优惠的每一个功能（我知道我们做过），但停止并问自己，我怎样才能在时间范围内撤出我们的活动，以便成为一个猛拉扣篮？
你很快就会意识到，我们在网络研讨会中采用的是一些简单的组成部分和想法:内容、演讲者参与、参与者参与，以及参与者购买门票所获得的后续资源。
与现有软件集成的工具
我们为整合而居住 - 请确保您的票务平台，登陆页面，电子邮件营销都无缝连接，或者您会发现自己花费时间进行故障排除，枢转平台和手动连接数据。
后勤
让我们面对现实吧——没有足够的时间来计划和准备。
如果您拥有网络研讨会或内部活动的过去的流程，请利用它们并在必要时枢转 - 创建净新流程将使您争抢并忘记使活动特殊的小细节。(这也是我们的模板可以派上用场的地方)
录还是不录
在虚拟会议期间展示您的扬声器有两条主要路径：
- 直播
- 预录制
这可能不是对每种情况的权利，但对于我们来说，预先录制就是去的方式。
我们在实时播放每位演讲者的视频后，对他们进行了现场直播问答。另外一个吸引人的地方是，演讲者可以在演讲过程中与参会者实时聊天，并当场回答问题。
咨询虚拟活动专家
在2020年，没有人在2020年将在线在线，甚至不是您的活动计划者。但这并不意味着要放弃你的活动代表，假设这将是另一个基本的网络研讨会……它比那个更大，也更复杂。
你的活动代表已经熟悉你的品牌、团队动态和活动目标。他们最适合帮助你完成这个转变。
对于营销会议和活动，我们依靠专业知识Charlene Kate Events.．我们用CKE运行了5个事件强烈推荐他们满足你所有的营销会议需求。
分治计划会议
关于物流的最后一条建议是子团队、子小组、小组委员会——无论你喜欢什么术语。
在内部，我们每周会召开一次完整的活动团队会议，然后会召开临时会议，与团队成员进行对话，这些成员来自活动的不同层面，如推广、发言人、参与者参与、技术等。
为了紧凑日程并优先考虑更新，而不是在整个团队会议上进行头脑风暴，可以设置每两周召开一次小组会议，深入了解具体领域的细节，以便继续推进活动的进展。
事先做一个完整的干旱
你是否完成了讲话者视频？再次贯穿它们，再次又一次地 - 想想您在线遇到的每个技术问题，并尝试在平台中识别和排除故障。
一旦你觉得这个问题不会发生——如果它发生了，创建一个后备计划。
我们预录制的8个视频中有2个在2020年Seerfest上遇到了技术问题(他们一直在重启)，因为在Seerfest上有一个漏洞Bizzabo平台如果主持人再次进入房间，视频就会重新开始。
谁会想到QA呢?
QA越多越好
我们建议收集20岁或以上的志愿者来通过技术支票作为MC，参与者，主持人和扬声器 - 给出每个功能和按钮，并注意到任何可能导致技术问题或糟糕的用户体验事件。确保qa这是下面的，但不要停止那里 - 更多QA永远不会是坏事：
- 登录平台
- 访问扬声器会议
- 亲自议程访问
- 聊天功能
- 网络会议
确保确保每个浏览器和设备的易用性。
您将识别流程中的漏洞，并从那里一步一步地为场景创建故障排除信息，以节省时间并迅速缓解与会者的压力。
例如，我们遇到的技术问题是与会者试图在移动设备上进入Seerfest，这与我们的平台不相容。我们准备好了一条消息，因为当问题出现时，并且能够在更多人经历同样的事情之前快速解决它。
在平台的建议
无障碍
当你在计划活动的细节时，不要忘记你的目标受众是那些经历过某种程度残疾的人。每四个成年人中就有一个有某种残疾，这就使得25%的观众受损。
以下是需要确认的可访问项目列表:
- 视频字幕
- 图像有alt文本
- 没有闪烁或闪光
- 描述实况方案
- 包容性的语言
想了解更多关于可访问性的信息吗?阅读我们的创意团队的最佳实践创建可访问的用户体验．
休息都休息
您可以看看您的议程，并在下一个发言者会议之前，您有时间填写，或者想确定一起收集与会者的活动。
我们的新拇指规则：只允许两个网络会话。
我们从一些与会者那里得到的反馈是，“我觉得有义务在每个课间休息时间出去逛逛，但我可能更应该出去散散步。”
尽管我们强调休息是可选的，但在我们的休息期间，演讲者和与会者都经历了FOMO，没有给自己留出一整天的时间。
“曼宁”站
拥有您的活动人员在经验和平台中拥有特定功能的成员。我们有我们的MC、聊天团队成员、社交媒体经理、电子邮件故障排除员，以及我们在他们的“指挥中心”的活动代表:
如果有什么事情失控了，保持所有其他渠道的冷静、冷静和集中，以缓解与会者的情绪。
当我们开始体验故障时，我们理解谁拥有根据他们达到的方式拥有与与会者传达的东西，即聊天，推特，电子邮件。
我们的虚拟活动策划模板
幸运的是，我们花了时间返工计划清单，包括这些学习，为您的恒星活动做好准备：
