随着我们的许多任务转移到网上:购物、上学、预约医生，活动策划者和公司找到了一种方法来适应这种新的生活方式，通过虚拟会议将观众聚集在一起，这也就不足为奇了。
虚拟会议应该与面对面的会议没有区别，就数值而言你给与会者和你的生意带来了什么。
虽然一开始你可能感觉不到，但举办虚拟活动有很多好处:你不会被限制在某个地点，你可以接触到以前没有接触过的新观众，甚至还可以省钱。有许多类型的事件可以转化为在线体验，举几个例子:
- 培训/类
- 在线研讨会
- 面试/现场问答
- 议长会议
当我们开始计划时虚拟的2020年Seerfest*，我们想与大家分享一个指南，因为越来越多的公司发现自己正在计划虚拟活动。
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在这篇文章中，你将学习如何:
把你的想法写下来
在开始任何活动之前，我们都必须计划好，如果这是你第一次像我们这样主持虚拟会议，你永远都不能做太多的计划。
当你开始为你的虚拟会议规划你的目标和梦想时，当你在网上带来你的亲自品牌体验时，有几件关键的事情需要记住:
- 预测问题:对于许多公司和营销团队来说，这是一种新的形式。一定要预测与会者体验中的潜在痛点——你能做些什么来预防这些?
- 交互:当你规划你的议程，演讲者的形式，并决定利用哪些平台时，请记住这一点。没有人愿意坐在电脑后面听别人说上几个小时(尤其是我们这些已经每天都要做这些事情的远程工作者!)
如何创建和计划一个虚拟会议:一步一步
- 我想让与会者带着什么离开?
- 这个会议如何与我的业务目标保持一致?
- 什么样的受众最能与你想要传达的内容产生共鸣?
- 他们想带走什么?
既然我们已经定义了我们的受众和目标，那么让我们进入细节。老实说，这一部分值得单独发表，因为在安排任何活动的后勤时，都有许多关键组件需要讨论。
在制定虚拟会议计划时，你需要快速掌握以下几件事:
明智地选择演讲者
我们知道，我们希望与会者在离开虚拟会议时感到鼓舞、开明和被倾听。是时候找到能把这一点带到最前沿的演讲者了。
- 在你的人际网络中，谁是你所在行业的思想领袖?
- 多少个扬声器才算多?你的预算是多少?
- 应该要求观众有多大程度的参与?
- 说话者在内容上有多大的自由?你在协助这个过程吗?
制定一个清晰的议程
就像面对面的活动一样，有一个明确的议程可以让你发现差距，并预测到当天的不足之处。
- 官方日期是什么时候?
- 日程安排是怎样的?
- 演讲者的陈述有多长?
- 听众如何与演讲者互动?会有问答环节吗?
找到合适的虚拟事件技术
这是关键，你的硬件有多好，你就有多好。我们建议你货比三家严重联系那些主持过虚拟会议的同事，了解哪些类型的技术适合他们，哪些类型的技术不适合他们。
向你的社区发布一份调查询问他们的虚拟会议体验，一定要问他们使用过什么平台，以及什么可以做得更好。这将帮助你决定如何使用你自己的技术。
最重要的是，将虚拟事件平台提供商视为一种资源，而不仅仅是一种工具。以下是我们看到的一些常用选项:
准备促销资产
资产是将你的新会议体验与你的品牌联系起来的关键。这是与会者如何熟悉你的品牌和你的活动，从而留下良好的第一印象!
可以考虑创建一些资产:
- 微型网站及/或登陆网页(尝试Unbounce或其他类似的WYSIWYG构建器以方便使用)
- 品牌展示(使用谷歌幻灯片所以最后一分钟的编辑不是问题——如果你想这样做的话跟踪收视率在你的活动平台之外)
- 宣传材料:演讲者公告、社交媒体图片等(我们喜欢Canva !）
现在你已经选择了活动平台，确认了演讲者，并且在登录页面上有了明确的议程——使用你的创意资产让世界知道你即将举行的虚拟活动。
有很多方法来推广和突出即将到来的虚拟会议:
- 创建一个针对当前订阅用户的电子邮件滴注活动。向他们发送预览信息，吸引他们注册。
- 利用社交媒体、团体和论坛来传播信息，并围绕你的活动主题创建一个社区。
- 与你的演讲者一起把活动分享给他们的网络——交叉推广通常会产生最大的吸引力。
虚拟会议的好例子
虚拟会议并不是万能的，每个品牌都试图带来自己独特的风格，但以下是我们今年喜欢参加的一些会议:
总之
有些事情可能会出错——这是不可避免的(就像面对面的会议一样)。提前花时间做适当的准备和计划会让你在其他虚拟活动中脱颖而出。
不用说，在过去的几个月里，我们的收件箱已经被网络研讨会、现场问答等轰炸了——坚持是虚拟会议成功的关键。
总而言之，只要记住:
- 为你举办的任何活动带来价值(你要求别人花1个多小时和你在一起——让他们觉得值得!)
- 不要害怕向你的听众询问他们的意见，以预测问题并确保最佳体验。
- 找到一个可靠的活动平台，让与会者在这个大日子里进行互动和联系(没有人想被交谈在，他们想成为一个部分的谈话!)
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